۱۰ نكته طلايي براي مديريت زمان كه هر كس بايد بداند
بسياري از افراد براي كسب چنين مهارتي كوشش و تقلاي بسياري مي‌كنند، چرا كه يك دليل بنيادين پشت اين تلاش‌هاي آنها وجود دارد. اينكه افراد از درك تمايز ميان زمان ساعتي و زمان واقعي عاجزند، ولي حقيقت اين است كه زمان ساعتي به ميزان دقيق ثانيه‌ها، دقيقه‌ها و ساعت‌هاي هر روز مربوط مي‌شود و زمان واقعي يك امر نسبي است و مي‌تواند بر حسب نوع فعاليتي كه بر عهده داريد و نگرش شما در نحوه‌ي انجام آن تفاوت داشته باشد.
درك اين نكته مبنايي براي مديريت موثر زمان در اختيارتان مي‌گذارد، به علاوه كه در نتيجه‌ي آن شما قادر خواهيد بود كه بهره‌وري و بازده بيشتري داشته باشيد. با توجه به اين امر، در ادامه نكاتي ذكر شده است كه بايد در مراحل ايجاد اين مبناي بنيادين لحاظ شوند تا به اين ترتيب بتوانيد از هر روز خود نهايت بهره را ببريد.
۱. ايجاد الگوي خواب مناسب
كليد بهره‌وريِ هر روز، از شب قبل شروع مي‌شود، چرا كه الگوي مناسب خواب كيفيت روز پربار را نيز تعيين مي‌كند. به گفته‌ي دكتر استفاني سيلبرمان، روان‌شناس باليني، بهترين راه براي دستيابي به اين الگو، تغيير چرخه‌ي خواب در يك روند افزايش‌هاي ۱۵ دقيقه‌اي است تا بتوان نهايتا به يك روال موفقيت‌‌آميز دست پيدا كرد كه به راحتي نيز بتوان آن را پايدار نگه داشت. پس اگر مي‌خواهيد كه زودتر از خواب برخيزيد و احساس خستگي و خواب‌آلودگي نداشته باشيد، بايد در يك دوره‌ي ۳ تا ۴ روزه هر روز ۱۵ دقيقه زودتر از خواب بيدار شويد تا در اين صورت سازگاري بدن خود را با الگوي مناسب خواب مورد نظرتان به نحوي موثر تضمين كنيد. شما مي‌توانيد اين چرخه را مرتبا تكرار كنيد تا اينكه كاملا با اين الگو حس راحتي داشته باشيد و چرخه‌ي خواب خود را به نحوي تنظيم كنيد كه بتوانيد هر روز در زمان بهينه‌اي بيدار شويد.
۲. مسئوليت‌هايي را كه از نظر فيزيكي نزديك به هم هستند در اولويت قرار دهيد
وقتي كه از خواب بيدار شديد و آماده‌ي روز پيش روي خود شديد، با انجام مسئوليت‌ها و وظايف به ترتيب منطقي كه بر حسب موقعيت مكاني اولويت‌بندي مي‌شوند، مي‌توانيد در زمان خود صرفه‌جويي كنيد. به عنوان مثال، اگر صبحانه را در آشپزخانه آماده مي‌كنيد، بايد وظايف ديگري كه در آشپزخانه داريد نيز انجام دهيد و سپس به ديگر كارهاي خود بپردازيد. اگر قادريد كه حجم بالايي از وظايف را در يك موقعيت مكاني ثابت و در مدت زمان مشخصي انجام دهيد، بجاي اينكه مرتبا از جايي به جاي ديگر برويد و باز به سر جاي اول خود بازگرديد، مي‌توانيد يك برنامه‌ي زمان‌بندي شده‌ي كارامدتري ايجاد كنيد كه بر انجام اهداف‌تان متمركز باشد. هر چند كه اين كار مستلزم تغيير در نگرش‌تان است، اما چنين برنامه‌ريزي‌هايي بهره‌وري بيشتر شما را بر حسب اقدامات مستقيم تضمين مي‌كند.
۳. به مزاياي رفت‌و‌آمدهاي مكرر روزانه فكر كنيد
انجام چند كار همزمان اغلب به عنوان معياري براي بهره‌وري لحاظ مي‌شود، اما افراد در اكثر مواقع در نگرش‌هاي خود زياد از حد جاه‌طلب هستند و بيشتر تمايل دارند تا به جاي كميت، از كيفيت كار خود بزنند. بنابراين در صورتي كه چند كار را همزمان انجام مي‌دهيد، حتما در انتخاب وظايف خود بيشتر گزينشي عمل كنيد تا بتوانيد ميان دستيابي به اهداف و استاندارد بالاي خروجي كارهاي‌تان توازني به وجود بياوريد. اگر براي رفت‌و‌آمد به محل كار خود به جاي خودروي شخصي از وسائل نقليه‌ي عمومي استفاده مي‌كنيد، به عنوان مثال مي‌توانيد وقت بيشتري براي انجام وظايف خود ايجاد كنيد تا اينكه در پايان ساعت كاري قبل از پريدن به خودروي خود و راهي خانه شدن مجبور شويد باعجله ايميل‌ها را نگاهي سرسري و گذرا بياندازيد. افراد حرفه‌اي مي‌توانند تا ميزان ۱۰ درصد از كار روزانه‌ي خود را در مسير رفت‌و‌آمد به محل كارشان انجام دهند، پس رفت‌و‌آمدهاي مكرر فرصت بي‌مانندي براي ايجاد بهره‌وري در طول اين زمان اضافي فراهم مي‌كنند.
۴. ناهار سالم و متعادلي ميل كنيد
غذايي كه مي‌خوريد هم، چه ميان‌وعده مختصري باشد چه ناهاري كامل، در جاي خود اهميت بسياري دارد. وقتي برنامه‌ريزي پرمشغله‌اي داريم، عادات غذايي به آساني كنار گذاشته مي‌شوند چراكه ما در چنين اوقاتي بيشتر تمايل داريم خوراك مختصر قندي يا ناهار فست‌فودي بخوريم تا انفجاري از انرژي سريع و گذرايي براي بدن خود فراهم كنيم. نه تنها استفاده‌ي مولد از زمان به توانايي شما در توزيع متعادل جذب كالري در سراسر روز متكي است، بلكه حتما بايد اطمينان حاصل كرد كه وعده‌ي ناهار خود را به ميزان صحيحي صرف مي‌كنيم. اگر خانم‌ها بخواهند در سراسر روز كاري خود مولد و پربازده باشند، در وعده‌ي ناهار خود به ۴۰۰ تا ۶۰۰ كالري نياز دارند و گزينه‌ي ايده‌آل آنها شامل تغذيه‌اي با كربوهيدرات پايين و فيبر بالا مي‌شود (مانند نان سبوس‌دار، ميوه و سبزيجات). اگر به ميان‌وعده‌ي مختصر بعدازظهري نياز پيدا كرديد، بهتر است از مواد غذايي كه انرژي خود را آهسته آزاد مي‌كنند، مانند موز يا آووكادو ميل كنيد.
۵. بعد از ناهار يك چُرت انرژي‌زاي ۲۰ دقيقه‌اي بزنيد
معروف است مارگارت تاچر، نخست‌وزير معروف انگليسي، در پراسترس‌ترين دوران صدارت خود براي حفظ كنترلش بر دولت خود در طي ساعات كاري چرت مي‌زد. تاچر به جاي اينكه ۶ تا ۸ ساعت خواب بي‌وقفه داشته باشد، چرت‌هاي ۲۰ دقيقه‌اي منظمي مي‌زد تا كمبود خواب خود را جبران و مغزش را دوباره شارژ كند. يكي از تكنيك‌هاي اثبات‌شده‌ي علمي كه هشياري سرشار و عملكرد حركتي افزوني را در زمانِ نياز فراهم مي‌كند، يك چرت ۲۰ دقيقه‌اي انرژي‌زاي بعد از ناهار است. شما با استفاده از اين تكنيك و بدون نياز به محرك‌هاي مصنوعي مانند كافئين مي‌توانيد بهره‌وري و بازده‌تان را در سراسر روز افزايش دهيد.
۶. حين كار با رايانه يا هنگام تمركز، استراحت‌هاي كوتاه منظمي به خود بدهيد
با گذر زمان در طول روز ممكن است متوجه شويد كه كج‌خلق شده يا تمركزتان را از دست داده‌ايد. اين امر ناشي از خواندن، رانندگي يا چشم دوختن مفرط به نمايشگر رايانه‌تان است كه مي‌تواند موجب خستگي شديد چشم شود كه اين وضعيت مي‌تواند نهايتا به حساسيت نوري و درد گردن، كتف يا كمردرد طولاني‌مدتي منجر شود. اين تكنيك در كوتاه‌مدت شايد مانع از انجام مفيد و موثر وظايف‌تان شود، به همين خاطر حتما هر جا كه امكان آن پيش آمد از اين استراحت‌هاي كوتاهِ منظم به خود بدهيد. با توجه به اينكه خستگي چشم در ۵۰ تا ۹۰ درصد همه‌ي كارمندانِ پشت رايانه نشين ديده مي‌شود، اين افراد نيز مي‌توانند از خودشان به اين نحو حفاظت كنند كه محيط كار خود را به شكلي تنظيم كنند كه صفحه‌ي نمايشگر حداقل ۵۰ سانتي‌متر با چشمان‌شان فاصله داشته باشد.
۷. حاصل كار را پيش خود مجسم كنيد و روي دستيابي به هدف متمركز بمانيد
در باب موضوع تمركز، هرچه به پايان روز كاري خود نزديك‌تر مي‌شويم، انجام وظايف و پروژه‌ها به نحو فزاينده‌اي سخت‌تر مي‌شود. عدم تمركز هميشه در نتيجه‌ي خستگي رواني نيست، هر چند عوامل حواس‌پرتي اغلب به عنوان هشدارهايي عمل مي‌كنند كه از ما مي‌خواهند توجه‌مان را به چيزهاي ديگري معطوف كنيم. به اعتقاد ديويد راك، از موسسان انستيتو Neuro Leadership، مغز انسان به خوبي نسبت به حواس‌پرتي تنظيم شده است و به صورت خودكار و تقريبا به نحو توقف‌ناپذيري نسبت به حواس‌پرتي واكنش نشان مي‌دهد. با آگاهي از اين نكته حداقل مي‌توانيد تا حد امكان بر انجام يك هدف خاص متمركز بمانيد، همان‌طور كه تجسم نتيجه‌ي كار و رضايت خاطري كه اين نتيجه به همراه دارد نيز شما را در اين امر ياري مي‌دهد.
۸. از فناوري براي افزايش بهره‌وري در شب استفاده كنيد
پيشرفت فناوري نسبت به كارمندان هم مهربان بوده است و مجموعه‌اي از ابتكاراتي را موجب شده كه به بهره‌وري شما كمك مي‌كنند و زمان‌بندي پرتب‌و‌تاب‌تان را تخفيف و تسكين مي‌دهند. اگر شما كارآفريني هستيد كه به صورت تمام‌وقت از ساعت ۹ صبح تا ۵ بعدازظهر فعاليت داريد و در عين حال وقتي هم به خانه برمي‌گرديد مجبوريد در نقش مدير يك وبلاگ انتفاعي را ايفا كنيد، به عنوان مثال مي‌توانيد از ميان مجموعه‌ي گسترده‌اي از سايت‌هاي ميزبان وُردپرسي انتخاب كنيد تا بتوانيد محتواي‌تان را امن نگه داريد و پلاگين‌ها و تم‌هاي جديد را نيز به صورت خودكار به‌روزساني كنيد. با كاوش در ميان ابتكارات برتر فناوري و به كارگيري آنها در برنامه‌ريزي روزانه‌ي خود مي‌توانيد چندين فرايند را خودكار پيش ببريد و ميزان زيادي از زمان را نيز براي خود صرفه‌جويي كنيد.
۹. شب‌ها فعال باشيد و ورزش كنيد
با همه‌ي كار و وظايف حرفه‌اي كه در طول روز انجام مي‌دهيد، مي‌توانيد بالاخره از وقت‌تان براي استراحت و تمدد اعصاب بهره بگيريد و كارهاي شخصي روزانه‌ي خود را انجام دهيد. اين زمان همچنين فرصتي ايده‌آل براي ورزش است، چرا كه اعتقاد بر اين است كه اگر ورزش‌هاي قلبي-عروقي در شب انجام گيرند، به بهبود عملكرد فيزيكي بدن‌تان كمك مي‌كنند و باعث مي‌شوند حالت رواني هشيارتري داشته باشيد و از ميل به صرف غذاي مختصر و از دست دادن تمركز لازم براي وظايف ديگري كه قبل از رفتن به رختخواب بايد انجام دهيد، جلوگيري مي‌كند. ورزش‌هاي عصرگاهي اغلب كمتر از ورزش‌هاي صبحگاهي با عجله بيشتري انجام مي‌شوند و همين موجب مي‌شود كه بتوانيد نهايت بهره را از اوقات خود ببريد و از رژيم جسمي سودمندتري در دوره‌ي زماني مشخصي لذت بيشتري ببريد. اگر مي‌خواهيد بيشتر درمورد تفاوت ورزش صبح و عصر بدانيد اينجا را كليك كنيد.
۱۰. آهنگ بيدارباش آرام و ملايمي براي خود تنظيم كنيد
افرادي كه نمي‌توانند خودشان سر صبح بيدار شوند، اغلب به فكر اين مي‌افتند كه بلندترين و گوش‌خراش‌ترين آهنگ هشدار قابل‌تصور را براي بيداري خود تنظيم كنند. اين كار واقعا لزومي ندارد. بهتر است بدانيد كه بيدار شدن ناگهاني از خواب تاثير اندكي بر بهبود سطح هشياري رواني يا اشتياق به روز پيش‌رو دارد. به جاي آن مي‌توانيد به ريتم ساعت طبيعي بدن خود يا نشانه‌هاي طبيعي براي بيداري آرام و راحت‌تر متكي باشيد، مانند صداهاي آرامش‌بخش باران در جنگل يا نور بيدارباشي كه تدريجا بيشتر مي‌شود و با افزايش نور، اتاق را روشن مي‌كند.
ويرايشگر زندگي را به دوستان خود معرفي كنيد:
آدرس ما :
www.telegram.me/karafarin_iran