نامه‌ي توجيهي شما بايد متناسب با هر بخش، هر كارفرما و هر شغل باشد.
شما نمي‌توانيد به راحتي قسمت‌هايي از درخواست‌هايي كه قبلي ارسال كرده‌ايد را ببُريد و به هم به‌چسبانيد (كپي-پيست كنيد)، پس بيهوده تلاش نكنيد. نامه‌ي توجيهي بايد نشان دهد كه شما نيازهاي اين شركت و اين موقعيت خاص را مي‌شناسيد، پس بايد با در نظر داشتن آن شغل نوشته شود.
تنها استثناي ممكن، زماني است كه تعداد زيادي درخواست، براي سازمان‌هايي كاملا مشابه، در يك بخش و براي يك نوع شغل مي‌نويسيد. اما حتي در اين حالت هم، بهتر است كه نامه‌تان را اندكي دست‌كاري كنيد.
نكات عملي
اين راهنمايي‌هاي كلي درباره‌ي ساختار كلي نامه‌تان به شما كمك مي‌كند.
- مهم است بدانيد، درخواست‌تان را پست مي‌كنيد يا با ايميل مي‌فرستيد و اينكه آيا آن شركت نامه را در قالب سندي جداگانه يا به عنوان شرح شايستگي‌ها يا ايميل ضميمه، مي‌خواهد. فرستادن نامه‌اي با فرمت نادرست كافي است تا درخواست‌تان سر از سطل زباله دربياورد.
- اگر از شما خواسته شده كه نامه‌اي حتي از طريق ايميل، ارسال كنيد، آن نامه بايد موارد زير را شامل شود:
- نيازي به نوشتن شماره‌ي تلفن‌تان نيست، به ويژه اگر قبلا آن را در روزمه‌تان نوشته‌ايد.
- اگر نام شخصي را كه برايش نامه مي‌نويسيد، مي‌دانيد، نام او را با لقب مناسب بنويسيد: «آقا/خانم… محترم». ننويسيد: «جان اسميت عزيز». اگر نمي‌توانيد نام فرد مورد نظر را پيدا كنيد، بنويسيد: «آقاي محترم».
- اگر آن موقعيت شغلي، شماره‌ي مرجع يا عنوان شغلي خاصي دارد، حتما آن را زير عبارتِ «آقاي محترم» بنويسيد. براي نمونه بنويسيد «پست معاون اداري».
- از يك فونت استاندارد و خوانا استفاده كنيد كه خيلي ريز نباشد. به عنوان يك قاعده‌ي كلي، فونت تايمز‌نيو‌رمن (Times New Roman) از ۱۴ و آريال (Arial) از ۱۲ نبايد كوچك‌تر باشد تا قابل خواندن باشد.
- نامه بايد حداكثر دو برگه‌ي A4 باشد.
پاراگراف مقدمه (معرفي)
اين پاراگراف بايد اصل مطلب را براي معرفي شما به نحوي كه متناسب با شغل، شركت و ويژگي‌هاي شما باشد، برساند. لحن آن به شغل و همچنين به بخش مورد نظر بستگي دارد. براي نمونه:
روزمه‌ي من براي درخواست شغل «الف» كه در نشريه يا وب‌سايت «ب» آگهي شده بود، پيوست شده است. به عقيده‌ي من، مجموعه‌ي مهارت‌ها و تجربياتم (به ويژه تجربه‌ي كاري‌ام در شركت «پ» يا توانايي‌ام در انجام كار «ت»)، مرا به گزينه‌ي ايده‌آلي براي اين موقعيت شغلي تبديل كرده است.
اما اگر براي شغلي بسيار نامحتمل و متفاوت با تجربيات قبلي‌تان درخواست مي‌دهيد، پس بايد در پاراگراف اول «ريخت‌وپاشِ» بيشتري كنيد و متني شبيه اين بنويسيد:
شايد به اين فكر كنيد كه من چرا براي چنين شغلي درخواست داده‌ام، در حالي كه مهارت‌ها و تجربياتم با ساير متقاضيان بسيار متفاوت است. به هر حال، من معتقدم كه اين شغل براي من بسيار مناسب است، چرا كه با روش منحصر به فردم در انجام آن، فلان مهارت و فلان تجربه‌ي كاري را در اختيار شركت‌تان قرار خواهم داد كه منافع بسياري براي شما در بَرخواهد داشت.
از اينكه جسور به نظر برسيد، نترسيد اما همانند رزومه يا CVتان، درباره‌ي مهارت‌ها يا تجربيات‌تان دروغ نگوييد.
بخش اصليبخش اصلي نامه‌ي توجيهي شما بايد پيرامون توصيف شغلي و خصوصيات فردي باشد. بايد درباره‌ي كارهايي كه انجام داده‌ايد و مهارت‌هايي كه شما را شايسته‌ي اين شغل مي‌كند، توضيح دهيد.
مثال‌هايي بياوريد كه نشان دهد شما قبلا چگونه ملزومات اين شغل را برآورده كرده‌ايد. تا جايي كه ممكن است درباره‌ي كارتان، نتايجي كه به دست آورده‌ايد و اينكه چرا مطمئن بوديد كه موفق خواهيد شد، به وضوح حرف بزنيد.
تا حد امكان، كمتر درباره‌ي موقعيت شغلي و بيشتر درباره‌ي كاري كه خودتان انجام داده‌ايد، حرف بزنيد. تا جاي ممكن در مورد كارهاي قبلي، دستاوردهايي كه داشته‌ايد و دليل موفقيت‌آميز بودن آنها، مصداقي صحبت كنيد، موارد زير مي‌توانند مثال‌هاي خوبي باشند:
«دويست نفر در آن مراسم شركت كردند و مبلغ بسيار زيادي براي خيريه جمع‌آوري شد.»
همچنين حرف‌هايي كه ديگران گفته‌اند، مانند:
«بازخوردهايي دراين‌باره به من رسيده كه كاركنانم در هنگام بيان مشكلاتشان با من احساس راحتي مي‌كنند.»
يا
«مديرم پافشاري مرا براي يافتن راه‌حل تا زماني كه توافقي حاصل شود، تحسين مي‌كرد.»
شايد بد نباشد بخش اصلي نامه‌تان را به بخش‌هاي فرعي ديگري با تيترهاي متفاوت تقسيم كنيد تا بررسي توانمندي‌هاي‌تان براي كارفرما راحت‌تر شود. به همين ترتيب، اگر چند تا از مثال‌هاي‌تان براي برخي از ملزومات شغل مورد نظر سودمند است، واژه‌هاي دقيقي در مورد مشخصات فردي را به‌كار ببريد، براي مثال بگوييد:
«من توانايي‌ام را در انجام كار «الف» اثبات كرده‌ام.» يا «اين مورد، تجربه‌ي مرا براي كار «ب» اثبات مي‌كند.»
چند جمله‌ي مفيد ديگر در زير آمده است:
- «توانايي من در اداره/مديريت/انجام كار «الف» نياز به توضيح اضافه ندارد. اين فهرستي از موفقيت‌هايم در اين كار است.»
- «اميدوارم با توجه به فهرست شغل‌هاي سابقم واضح باشد كه من در شغل ناظر (يا هر كاري كه مي‌خواهيد براي آن اقدام كنيد)، فردي بسيار منعطف/مناسب هستم.»
- «اولين بار مهارت «الف» را در كار «ب» به‌دست آوردم، اما در شغل‌هاي بعدي‌ام نيز اين مهارت را ارتقاء داده‌ام.»
هنگامي كه همه چيز را نوشتيد، دوباره نگاه كنيد تا مطمئن شويد كه همه‌ي مهارت‌ها و تجربياتي را كه به عنوان خصوصيات فردي «الزامي» ذكر شده، نوشته‌ايد. همچنين، تا جايي كه ممكن است ويژگي‌هاي را كه امتياز بيشتر محسوب مي شوند، نيز بگوييد. اگر اين كار را نكنيد، احتمالا درخواست‌تان به طور خودكار رد خواهد شد.
شايد فكر كنيد كه نوشته‌‌ي شما خيلي طولاني شده است. متن را آنقدر ويرايش و پرداخت كنيد تا تمام آنچه را كه بايد گفته شود، در دو صفحه (اگر قرار است كه نامه را جداگانه بفرستيد) يا تقريبا دو صفحه (در صورتي كه قرار است كه ايميل توجيهي بفرستيد) نوشته باشيد. به خاطر داشته باشيد كه كارفرماها يا گروه استخدام‌كنندگان، احتمالا بايد نامههاي بسياري را در زمان محدودي بخوانند.
پاراگراف پايانياين پاراگراف بايد نامه‌ي شما را به‌خوبي پايان دهد و بدون اين كه مغرورانه به نظر بيايد، به‌وضوح براي خواننده مشخص كند كه پس از خواندن آن چه اقدامي بايد انجام دهد.
بنابراين به عنوان نمونه بايد بنويسيد:
«اميدوارم كه اين نامه شما را متقاعد كرده باشد كه من مهارت و تجربه‌ي كافي را براي گرفتن شغل «الف» دارم. منتظر پاسخ شما هستم.»
اگر نامه‌تان را به نام فرد خاصي ارجاع داده‌ايد، با عبارت «ارادتمند شما» و در غير اين صورت، با عبارت «با تشكر» امضا كنيد.
چك كنيد و بفرستيد
هنگامي كه نامه‌تان را تمام كرديد، با دقت آن را بازخواني كنيد. سپس از كسي كه به او اعتماد داريد و توانايي بررسي دقيقِ جزئيات را دارد، بخواهيد كه نامه‌تان را دوباره بخواند و خطاهاي تايپي (نوشتاري)، دستوري و همچنين تناقضات آن را پيدا كند.
اگر بتوانيد كسي را پيدا كنيد كه با آن بخش و يا آن شغل آشنايي دارد و مي‌تواند نامه‌تان را بررسي كند، بسيار كمك‌تان خواهد كرد. چنين افرادي مي‌توانند مشكلات احتمالي را تشخيص دهند يا راه‌هايي پيشنهاد كنند تا نامه‌تان را طوري اصلاح كنيد كه بيشترين اثربخشي را داشته باشد.
آخرين، ولي نه كم‌اهميت‌ترين نكته، اين است كه به ياد داشته باشيد حتما از قالب خواسته شده استفاده كنيد؛ چه در مورد نامه‌ها، چه در مورد متن ايميل‌ها يا پيوست‌هايشان.
در آخر…به ياد داشته باشيد كه هر چه درخواست‌هاي بيشتري بفرستيد، مصاحبه‌هاي بيشتري مي‌گيريد، پس اگر اولين درخواست‌هاي‌تان ناموفق بودند، نااميد نشويد.
حتي شايد از خيلي از سازمان‌ها هيچ پاسخي دريافت نكنيد، اما به فرستادن درخواست‌هاي هدفمند و تلاش براي گرفتن بازخوردهايي از هر جاي ممكن براي بهبودِ موارد بعدي، ادامه دهيد. به اين ترتيب، به احتمال زياد به زودي مصاحبه‌هايي خواهيد گرفت.
ويرايشگر زندگي را به دوستان خود معرفي كنيد:
آدرس ما :
www.telegram.me/karafarin_iran